Co zrobić po śmierci bliskiej osoby? Poradnik krok po kroku

Śmierć bliskiej osoby to czas, w którym trudno skupić się na formalnościach i podejmowaniu wielu decyzji jednocześnie. Dlatego przygotowaliśmy prosty poradnik, który wyjaśnia, co zrobić po śmierci bliskiej osoby, jakie dokumenty będą potrzebne oraz jakie świadczenia mogą przysługiwać rodzinie.

Dom Pogrzebowy M&M FLAK pomaga rodzinom w organizacji ceremonii oraz w przejściu przez niezbędne formalności związane z pochówkiem.

1. Stwierdzenie zgonu i uzyskanie karty zgonu

Pierwszym dokumentem potrzebnym do rozpoczęcia formalności pogrzebowych jest karta zgonu.

Gdy śmierć nastąpiła w domu

Należy skontaktować się z lekarzem, który stwierdzi zgon i wystawi kartę zgonu. W przypadku nagłego zgonu zastosowanie mogą mieć inne procedury, zależnie od okoliczności zdarzenia.

Warto przygotować:

• dokument tożsamości osoby zmarłej,
• dostępną dokumentację medyczną,
• informacje dotyczące leczenia zmarłego.

Kartę zgonu wystawia osoba uprawniona do stwierdzenia zgonu. W przypadku nagłego zgonu może być nim również kierownik zespołu ratownictwa medycznego, jeśli zgon nastąpił podczas prowadzonej akcji medycznej.

Gdy śmierć nastąpiła w szpitalu

Jeżeli osoba zmarła w szpitalu, kartę zgonu wystawia lekarz, który stwierdził zgon w placówce. Rodzina otrzymuje informacje dotyczące dalszego postępowania bezpośrednio w szpitalu.

2. Kontakt z zakładem pogrzebowym

Po uzyskaniu karty zgonu można skontaktować się z Domem Pogrzebowym M&M FLAK.

Ustalamy dalsze postępowanie związane między innymi z:

• odbiorem i transportem osoby zmarłej,
• przechowaniem w chłodni,
• przygotowaniem osoby zmarłej do pochówku,
• wyborem trumny lub urny,
• ustaleniem miejsca oraz terminu ceremonii,
• organizacją pogrzebu tradycyjnego lub kremacyjnego,
• oprawą ceremonii,
• kwiatami i wieńcami,
• formalnościami związanymi z pochówkiem.

Nie trzeba znać całej procedury ani przygotowywać wszystkiego samodzielnie. Podczas pierwszego kontaktu wyjaśniamy rodzinie kolejne kroki.

3. Zgłoszenie zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego

Zgon należy następnie zgłosić w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu.

Co do zasady należy zrobić to w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu. Jeżeli przyczyną śmierci była choroba zakaźna, termin wynosi 24 godziny od chwili zgonu.

Do USC należy przygotować przede wszystkim:

• kartę zgonu,
• dowód osobisty osoby zmarłej,
• dokument tożsamości osoby zgłaszającej zgon.

Po zarejestrowaniu zgonu urząd sporządza akt zgonu. Osoba zgłaszająca otrzymuje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.

Sprawdź aktualne informacje o zgłoszeniu zgonu na gov.pl →

4. Jakie dokumenty warto przygotować do organizacji pogrzebu?

Zakres dokumentów może zależeć od sytuacji osoby zmarłej i wybranej formy pochówku, jednak warto przygotować:

• kartę zgonu,
• odpis aktu zgonu,
• dowód osobisty osoby zmarłej,
• dane osoby organizującej pogrzeb,
• informacje dotyczące miejsca pochówku lub numeru istniejącego grobu,
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub świadczeń emerytalno-rentowych – jeśli są potrzebne do dalszych formalności.

Jeżeli rodzina nie wie, jakie dokumenty będą wymagane w konkretnej sytuacji, pomożemy ustalić ich zakres.

5. Ustalenie przebiegu ceremonii pogrzebowej

Po załatwieniu najważniejszych formalności można spokojnie ustalić szczegóły ceremonii.

Do najważniejszych decyzji należą:

• termin pogrzebu,
• miejsce pochówku,
• wybór cmentarza,
• wybór trumny lub urny,
• pogrzeb tradycyjny albo kremacja,
• ceremonia religijna albo świecka,
• wybór kwiatów i wieńców,
• oprawa muzyczna,
• transport,
• przygotowanie nekrologów i informacji o pogrzebie.

Zakres uroczystości zawsze można dostosować do życzeń rodziny i osoby zmarłej.

Zasiłek pogrzebowy ZUS

Osoba, która poniosła koszty pogrzebu, może ubiegać się o zasiłek pogrzebowy.

W 2026 roku wysokość zasiłku pogrzebowego dla członka rodziny wynosi 7 000 zł. Członkowi rodziny przysługuje pełna kwota świadczenia niezależnie od rzeczywistej wysokości poniesionych kosztów.

W przypadku osoby spoza rodziny lub określonych instytucji zasiłek odpowiada poniesionym kosztom, jednak nie może przekroczyć 7 000 zł.

Do ubiegania się o zasiłek służy formularz:

Z-12 – Wniosek o zasiłek pogrzebowy

Pobierz aktualny formularz Z-12 bezpośrednio z ZUS ↓

Wniosek można przekazać między innymi:

• osobiście w ZUS,
• pocztą,
• elektronicznie przez eZUS,
• za pośrednictwem zakładu pogrzebowego.

Od 2026 roku przepisy wprost umożliwiają również upoważnienie zakładu pogrzebowego do przekazania dokumentów do ZUS oraz wypłaty zasiłku w całości lub części na rachunek zakładu pogrzebowego.

Dokumenty potrzebne do uzyskania zasiłku należy co do zasady złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, po której świadczenie przysługuje.

Sprawdź aktualne zasady zasiłku pogrzebowego na gov.pl →

Niewypłacona emerytura lub renta po osobie zmarłej

Jeżeli osoba zmarła miała prawo do emerytury lub renty, ale należne jej świadczenie nie zostało wypłacone przed śmiercią, w określonych sytuacjach członkowie rodziny mogą ubiegać się o tzw. niezrealizowane świadczenie.

Dotyczy to również sytuacji, kiedy zmarły złożył wniosek o świadczenie lub jego ponowne przeliczenie, ale ZUS przed śmiercią nie zdążył zakończyć postępowania.

Do złożenia wniosku służy formularz:

ENS – Wniosek o wypłatę niezrealizowanych świadczeń

Pobierz aktualny formularz ENS bezpośrednio z ZUS ↓

W zależności od sytuacji ZUS może wymagać również dokumentów potwierdzających pokrewieństwo oraz wspólne gospodarstwo domowe lub przyczynianie się do utrzymania osoby zmarłej.

Wniosek o niezrealizowane świadczenie należy co do zasady złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci osoby uprawnionej.

Urlop okolicznościowy po śmierci bliskiej osoby

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę może mieć prawo do płatnego zwolnienia od pracy związanego ze śmiercią i pogrzebem osoby bliskiej.

Przysługują:

2 dni wolnego – w przypadku zgonu i pogrzebu:

• małżonka,
• dziecka,
• ojca,
• matki,
• ojczyma,
• macochy.

1 dzień wolnego – w przypadku zgonu i pogrzebu:

• siostry,
• brata,
• teściowej,
• teścia,
• babki,
• dziadka,
• innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Zwolnienie to jest odrębne od urlopu wypoczynkowego.

Renta rodzinna po osobie zmarłej

W określonych sytuacjach członkowie rodziny mogą również ubiegać się o rentę rodzinną.

Może ona przysługiwać po osobie, która między innymi miała ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy albo spełniała warunki wymagane do uzyskania takiego świadczenia.

Do osób, które mogą być uprawnione do renty rodzinnej, należą między innymi:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
• określone wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie,
• małżonek,
• rodzice.

Samo pokrewieństwo nie zawsze wystarcza – ZUS bada także dodatkowe warunki dotyczące między innymi wieku, nauki, sytuacji małżonka czy innych okoliczności.

Podstawowym formularzem jest:

ERR – Wniosek o rentę rodzinną

Pobierz aktualny formularz ERR bezpośrednio z ZUS ↓

Ważne: poradnik ma charakter ogólny. Przepisy, formularze i wymagane dokumenty mogą się zmieniać, dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualne informacje w ZUS, urzędzie lub u pracodawcy.